Omaisuudenhallintajärjestelmän hankinta – lähtötiedot kuntoon ennen valintaprosessia

Nykyaikaiset kunnossapidon omaisuudenhallinnan tietojärjestelmät tarjoavat laajan paketin eri toiminnallisuuksia helpottamaan kunnossapidon suunnittelua ja ohjausta. Ennen järjestelmän valintaa on tärkeää hahmottaa yrityksesi järjestelmäarkkitehtuurin ja toimintamallien jo ennalta asettamat rajat toiminnallisuudelle. Onnistuneen omaisuudenhallinnan työkalun käyttöönotto edellyttää huolellisten kotiläksyjen tekemistä ennen järjestelmän valintaprosessia.

Tehokas omaisuuden ohjaus ja hallinnointi organisaatioissa on olennaista, jotta sen arvo voidaan hyödyntää riskien ja mahdollisuuksien hallinnalla ja jotta siten voidaan saavuttaa kustannusten, riskien ja toiminnan tason haluttu tasapaino. Omaisuudenhallinnan standardi SFS-ISO 55000 kuvaa suunnitelmallisen toimintamallin laitekohtaisen kunnossapitostrategian päätöksentekoon ja toteutuksen varmistamiseen.

Omaisuudenhallinnan apuna käytettävät tietojärjestelmät tukevat yritystä kaikilla näillä hallinnan tasoilla. Yleisesti omaisuuden hallinnan tietojärjestelmällä (EAM, Enterprise Asset Management -järjestelmä) tarkoitetaan kansan kiellellä kunnossapidon tietojärjestelmää. Tietojärjestelmässä hallitaan yrityksen laitekantaa sekä kullekin laitteelle omaisuudenhallinnan strategian perusteella määriteltyä käyttö- ja huolto-ohjelmaa. EAM järjestelmä on kehitetty palvelemaan omaisuudenhallinnan kaikkia tasoja (kuva 1).

EAM järjestelmä ei luo omaisuudenhallinnan kulttuuria

EAM järjestelmän käyttöönotto ei luo yrityksellesi omaisuudenhallinnan kulttuuria, vaan toimii työkaluna olemassa olevien toimintatapojen ohjaamisessa ja seurannassa. Omaisuudenhallinnan periaatteet ja toimintatavat ovat siis syytä olla olemassa jo ennen EAM -järjestelmän vaihtoa tai uushankintaa.

Systemaattinen omaisuudenhallinnan toimintatapa käsittää periaatteet tuotantolaitteiden tuottotavoitteiden ja nykykunnon tunnistamiseen sekä laitekohtaisen riskiin, odotuksiin ja kustannuksiin perustuvan strategian luomiseen. Tämä päätetty strategia toimii EAM järjestelmässä runkona ennakoivan kunnossapidon ja käyttäjähuollon suunnittelussa ja toteutuksessa.

Varmista projektiin riittävä osaaminen ja ajankäyttö

EAM järjestelmäprojekti on suuri ponnistus koko organisaatiossa, joten projektiorganisaatiota luodessa on huomioitava osallistujien ajankäytön tarve. Useat osallistuvat henkilöt tekevät projektin ohella myös normaalia päivätyötään ja projekti vaatii hetkittäin paljon työpanosta – mahdollista annettujen tehtävien menestyksekäs toteutus!

Projektiorganisaatiossa tulee huomioida, että projektissa on riittävä osaaminen määrittelemään tarvittavat lähtötiedot, vertailemaan tarjottavien järjestelmien ominaisuuksia ja tuottamaan suositukset hankittavasta järjestelmästä:

  • Projektipäällikkö vastaa koko projektin läpiviennistä. Projektipäällikön on syytä olla varattuna projektiin kokopäiväisesti
  • IT asiantuntijat määrittelevät järjestelmän teknisen ympäristön ja huolehtivat projektissa yrityksen IT strategian mukaisen arkkitehtuurin ja toimintamallien toteutuksen
  • Talousasiantuntijat auttavat kustannustapahtumien sisällön, kohdistamisen ja raportoinnin määrittelyssä sekä toimivat yhteyshenkilöinä osto- ja myyntireskontraan rajapintamäärityksissä
  • HR asiantuntijat tukevat pätevyyksien hallinnan ja työsuoritteiden syötön työehtoihin liittyvissä määrittelyissä
  • Hankintaorganisaatio vastaa järjestelmien kilpailutuksesta ja kaupallisten ehtojen toteutumisesta
  • Tuotannon ja kunnossapidon asiantuntijaresurssit vastaavat käytön ja kunnossapidon toimenpiteiden sisällön validoinnista ja tuottamisesta
  • Useasti mukaan projektiin otetaan myös ulkopuolisia konsultteja tukemaan tilaajaorganisaatiota ja tuomaan mukaan ulkopuolista näkemystä sekä kokemusta aiemmista projekteista.

Aikataulullisesti järjestelmäprojekti kestää kaikkine vaiheineen vähintään puolesta vuodesta vuoteen. Projekti voi kestää myös huomattavasti pidempään, mikäli yrityksessäsi on useita käyttöönottokohteita. Alla oleva kaavio (kuva 2) on suuntaa antava esimerkki EAM -järjestelmäprojektin toteutuksesta. Kaavio on jaettu määrittely-, hankinta-, projekti- ja tuotantokäyttövaiheisiin.

Prosessit kuntoon

Toimintojen prosessien määrityksellä kuvataan kaikki omaisuudenhallinnan prosessit, niiden vaiheet sekä vaiheiden vastuut. Tyypillisesti prosessit kuvataan nk. uimaratakaavioilla, jossa jokainen vaihe ja sen tarkoitus kuvataan vastuineen. Prosesseja ovat esimerkiksi laite- ja nimikehallinta-, laitekohtaisen kunnossapitostrategian ja ennakoivan kunnossapidon suunnittelun prosessit, seisokki-/revisiosuunnittelu-, yksittäisen työn suunnittelu-, häiriökorjaus-, vastaanotto-, varastointi-, luovutus- ja hankintaprosessi.

Prosessien kuvaus onnistuu parhaiten projektiorganisaation yhteisissä workshopeissa, joissa luodaan uudet prosessikuvaukset tai päivitetään olemassa olevat kuvaukset vastaamaan yrityksen toimintamallia.

Prosessien kuvaamisella selkeytetään merkittävästi järjestelmätoimittajan tekemän tarjouksen laatimista. Järjestelmätoimittajat hahmottavat kuvausten avulla järjestelmän käyttölaajuuden ja yrityksen tarvitsemat ominaisuudet.

Prosesseissa kuvataan myös eri vaiheissa käytettävät muut järjestelmät, jolloin projektin seuraavassa vaiheessa kuvattavan järjestelmäkartan hahmottaminen helpottuu.

Järjestelmäkartta ja järjestelmälle asetettavat vaatimukset

Omaisuudenhallinnan EAM -järjestelmän lisäksi yrityksessä on useita eri toimintoja tukevia järjestelmiä. Projektin määrittelyvaiheessa on syytä hahmottaa koko yrityksesi järjestelmäkartta. Kartan laatimisessa auttaa etsimällä vastaukset seuraaviin kysymyksiin:

  • Mitä toimintoja on jatkossa tarkoitus hoitaa hankittavalla järjestelmällä?
  • Paikkaako EAM -järjestelmä joissakin toiminnoissa olevan aukon?
  • Korvaako EAM -järjestelmä olemassa olevia järjestelmiä?
  • Mitä omaisuudenhallintaan liittyviä prosesseja/-vaiheita hoidetaan muilla järjestelmillä?
  • Mistä järjestelmistä tarvitaan tietoa EAM -järjestelmään?
  • Mitkä järjestelmät tarvitsevat tietoa EAM -järjestelmästä?
  • Mitä yhteensopivuusvaatimuksia liittyviin järjestelmiin on?
  • Onko yritykselläsi tulossa muita uusia järjestelmiä? Miten nämä tulisi huomioida?

Hahmotuksen lopputuloksena syntyvä järjestelmäkartta kertoo EAM -järjestelmän tehtävän järjestelmäkokonaisuudessa ja todennäköisesti tarvittavat integraatiorajapinnat muihin järjestelmiin. Rajapinnat toki täsmentyvät valitun järjestelmätoimittajan kanssa tehtävissä tarkemmissa määrittelyissä myöhemmin.

Muita tarvittavia vaatimuksia ovat esimerkiksi, mitä rajoitteita käyttöympäristö asettaa järjestelmälle, toimitaanko on-line ja/tai off-line -yhteyksillä, millä laitteilla järjestelmää käytetään (mobiili ja/tai työasema), ketkä käyttävät järjestelmää (oma henkilöstö ja/tai urakoitsijat), jne?

Määrittelyvaiheessa päätät EAM-järjestelmän koko elinkaaren kustannukset

Ennen EAM-järjestelmän valintaprosessia tehtävä määrittelyvaihe ratkaisee koko järjestelmähankkeen onnistumisen ja tulevan järjestelmän elinkaaren kustannukset. Määrittelyvaiheen tavoitteena on saada selkeä kuva, mitä EAM-järjestelmältä halutaan ja mitä reunaehtoja yrityksen toimintamallit ja järjestelmäarkkitehtuuri asettavat järjestelmän valinnalle. Määrittelyvaiheen tulokset toimivat pohjana vaihtoehtoisten EAM-järjestelmien ominaisuuksien vertailussa ja tuottavat teknisen sisällön tarjouspyynnöille.

EAM-järjestelmien hinta perustuu usein järjestelmän lisensseihin, käyttöönottoprojektin aikana tehtäviin järjestelmän muokkauksien kustannukseen sekä em. komponenttien yhteishinnasta toimittajan määrittelemällä prosenttiosuudella laskettavaan vuosittaiseen ylläpitokustannukseen.

Etukäteen tehtävällä määrittelyllä tai sen puuttumisella vaikutetaan täten merkittävästi sekä EAM-järjestelmän investointikustannukseen, että vuosittaisiin ylläpitokustannuksiin. Lisäksi hyvin tehdyllä määrittelyllä vältytään useasti myös pystytysprojektin jälkeen tapahtuvilta järjestelmämuokkauksilta.