Onko ulkoistus uhka vai mahdollisuus?

Teollisuudessa 1990-luvun alkupuolella ja uudemman kerran 2010-luvun vaihteessa oli vahva tuotantolaitosten kunnossapidon ulkoistusbuumi. Vastaava ulkoistusaalto on ollut viime vuosina käynnissä julkisen sektorin eri toiminnoissa, varsinkin terveys- ja vanhustenhoitopalveluissa. 

Keskeisimmät ulkoistukseen ajavista syistä niin teollisuudessa kuin julkisella sektorilla ovat olleet paine toimintojen kustannusten laskemiseksi ja kilpailukyvyn parantamiseksi. Julkisella sektorilla yhtenä syynä on ollut myös varmistaa palveluiden säilyminen omalla paikkakunnalla suuressa sote-intoilussa.

Mihin ulkopuolisen toimijan ”parempi” kyky tuottavuuden ja kustannustehokkuuden kehittämisessä tyypillisesti perustuu? Tekijöitä on varmastikin useita, mutta keskeisimpiä ovat seuraavat:

  • Palvelutoiminnan ja tuloksen tekemisen johtamisosaaminen
  • Palveluliiketoimintaan suunnitellun operatiivisen toimintamallin käyttöönotto
  • Henkilöstön roolien ja vastuiden selkeyttäminen
  • Toiminnan johtamista tukevien IT-työkalujen tehokas käyttö
  • Hankintatoiminnan tehokkuus ja suuremmat volyymialennukset
  • Joustavampi resurssien käyttö
  • Henkilöstön moniosaamisen lisääminen
  • Digitaalisten mahdollisuuksien tehokas hyödyntäminen

Useinmiten pelkästään neljän ensimmäisen kohdan kuntoon laittamisella voidaan saavuttaa 10 – 30%:in tuottavuuden nousu ja kustannustason lasku kestävällä pohjalla. Se, mikä osa mahdollisesti saavutettavista hyödyistä siirtyy asiakkaan eduksi ulkoistetussa kunnossapidossa, riippuu pitkälti sekä tehdystä palvelusopimuksesta että palvelutoimittajan yleiskulurakenteesta, riskivarauksesta ja katetavoitteesta.

Pystyykö teollisuusyritykset ja julkinen sektori toteuttamaan saman toiminnan kehityksen itse? Listassa lueteltujen perustekijöiden kuntoon laitto ei todellisuudessa vaadi asiakkaalta mahdottomia ponnistuksia. Usein suurin haaste on löytää toiminnon paikallisjohtoon henkilö, jolla on sekä tehtävän vaatima toimiala- ja taloudellinen osaaminen ja työkokemus että erityisesti palvelutoiminnan edellyttämät henkilöjohtamis-ominaisuudet. Tässä henkilövalinta -haasteessa yritys ja palvelutoimittaja ovat samassa tilanteessa, vaikka palvelutoimittaja saattaa hyvinkin uskotella sillä olevan laaja ”pooli” eri tehtäviin soveltuvista avainhenkilöistä. Ongelma on usein kuitenkin siinä, että nämä poolit ovat todellisuudessa varsin suppeat, sillä avainhenkilöitä on olemassa rajallinen määrä ja he eivät ole noin vain haluamassa itselleen ja perheelleen paikkakunnan vaihtoa. Toiseksi, poolissa olevat osaavat henkilöt ovat lähes aina keskeisessä tehtävässä jossain muussa asiakaskohteessa ja siten nopeatahtiset avainhenkilösiirrot aiheuttavat johtamis- ja osaamisvajeita näiden muiden asiakkaiden palvelutoimituksiin. 

Miten teollisuuden kunnossapidon ulkoistukset ovat onnistuneet?

On selvää, että 20 – 30 viime vuoden aikana tehtyihin ulkoistuksiin mahtuu joukkoon niin onnistuneita kuin vähemmän onnistuneita ulkoistuksia. Mitään kattavaa tilastoa näistä ei liene kenelläkään olemassa, mutta näkemyksemme mukaan viime vuosina vähemmän onnistuneiden ulkoistusten määrä on suhteessa kasvanut: toimintojen sisäänvedot ja toimittajavaihdot ovat lisääntyneet.

Lukuisiin asiakashaastatteluihimme ja omiin kokemuksiimme perustuen teollisuuden kunnossapidon ulkoistuksen onnistumisen todennäköisyyteen vaikuttavat merkittävästi seuraavat tekijät:

  • Palvelutoimittajan ymmärrys vastaanotettavan palvelutoiminnan todellisesta tilanteesta ja haasteista
  • Palvelusopimuksen selkeys 
  • Palvelutoimittajan kyky panostaa toiminnan integraatiovaiheeseen ja jatkuvaan parantamiseen
  • Valittavan paikallisvetäjän kyvykkyys ja henkilöjohtamisominaisuudet
  • Palvelutoimittajan kiinnostus keskittyä pitkäaikaisen asiakassuhteen luomiseen

Jos näissä edellä mainituissa kohdissa on tapahtunut ”lipsahduksia”, niin ne ovat usein realisoituneet palvelutason ja palvelutoiminnan avainmittareiden selkeinä poikkeamina. 

Asiakkaat ovat usein yllättyneet myös ulkoistettujen palvelujen kokonaiskustannustason nopeasta noususta, kuten esimerkiksi nopeasti kasvaneista lisätyölaskutusmääristä ja sopimusten palvelulaajuus-epäselvyyksistä johtuvista lisälaskutuksista. Tai yksinkertaisesti palvelutoimittajan pyrkimyksistä sopimushinnan korotukseen kesken sopimuskauden palvelutoimittajan mahdollisesti alihinnoittelemasta sopimuksesta johtuen. 

Kustannusten kanssa samaan kategoriaan kuuluvat palvelusopimuksiin melko usein liitetyt insentiivi-järjestelmät. Mikäli palvelusopimuksen bonus/sanktio -järjestelmän tavoitearvot ovat sovittu palvelutoimittajalle aivan liian helposti saavutettaviksi, tai mikäli bonus/sanktio -kriteerit eivät ole mitenkään linkitetty konkreettisiin asiakashyötyihin, niin miten asiakas voi perustella itselleen ja omistajilleen bonusten maksun toimittajalle, vaikka hänelle itselleen ei synny kustannussäästöjä tai muita taloudellisia hyötyjä?

Aivan oma lukunsa ovat laite- ja palvelutoimittajien tarjoamiin laitekohtaisiin digitaalisiin kunnonvalvonta- ja optimointijärjestelmiin sekä tuotantolaitteiden toiminnan matemaattisiin ennustusmalleihin perustuvat hyödynjakomallit. Laitetoimittajat haluavat kerätä laitteidensa käyttöä, toimintaa ja kuntoa koskevaa tietoa mahdollisimman laajasti, mikä varmastikin on hyvä asia laitteiden tuotekehityksen kannalta. Mutta onko asiakkaalle selvää, kuka vastaa kunnonvalvonta- ja optimointijärjestelmien tai matemaattisten ennustusmallien lähettämien suositusten oikeellisuudesta ja oikea-aikaisuudesta? Tai kuka päättää ja vastaa esimerkiksi järjestelmien pohjalta tehtävien ennakkohuolto-ohjelmien muutoksista tai laitteiden vaihdoista? Erityisen haastavaksi tilanne menee, jos sama palvelutoimittaja vastaa myös asiakkaan tuotantolaitteiden päivittäisestä käytöstä ja/tai kunnossapidosta. Tällöin palvelutoimittajan suurena houkutuksena saattaa olla palvelusopimuksen mukaisten perustekemisten laiminlyönnit bonusten maksimoimiseksi. Tämä ei varmastikaan tue asiakkaan vuositavoitteiden eikä tuotanto-omaisuuden hallinnan tavoitteiden toteutumista. 

Tunnetko oman käyttö- ja kunnossapitotoimintanne kilpailukykyisyyden?

Asiakkaiden kasvaneet paineet tuotantotehokkuuden, tuotteiden korkean toimitusvarmuuden ja korvausinvestointitarpeiden ennustettavuuden varmistamiseksi tulevat todennäköisesi lisäämään tarvetta tunnistaa operatiivisen toiminnan kehityspotentiaalit ja toimenpiteet niiden toteuttamiseksi. Erityisesti asiakkaita kiinnostanee tietää, pystyisivätkö itse toteuttamaan tarvittavat kehitystoimenpiteet ja päästä palvelutoimittajien lupaamalle kustannustasolle, mutta kestävämmällä pohjalla?

Jos haluat kuulla lisää näkemyksistämme tai lähestymistavastamme käytön, käynnissäpidon, kunnossapidon, sisälogistiikan ja henkilöstöjohtamisen jatkuvassa kehittämisessä tai selvityttää oman operatiivisen toimintasi kilpailukyvyn ulkoistettuun vaihtoehtoon verrattuna, ota rohkeasti yhteyttä meihin. Tulemme mielellämme keskustelemaan tarpeistanne ja haasteistanne sekä sparraamaan teitä oman operatiivisen toimintanne kehityspotentiaalien että ulkoistus- ja sisäistysratkaisumahdollisuuksien tunnistamisessa (www.mabco.fi).