Teollisuusyrityksissä yrityksen johdon yhtenä tehtävänä on määrittää ja aika-ajoin päivittää tuotanto- ja myyntitavoitteita vastaava tuotanto-omaisuuden hallinnan tahtotila ja strategia. Nämä yhdessä määrittävät keskeisimmät vaatimukset, pääperiaatteet ja tavoitteet sekä kunnossapitotoiminnalle että uus-, perusparannus- ja korjausinvestointisuunnittelulle.
Kunnossapitotoiminnan johdon vastuulla on säännöllisesti arvioida kunnossapitotoiminnan nykytilaa johdon asettamia vaatimuksia ja tavoitteita vasten. Vaihtoehtoisia nykytilan selvitysmenetelmiä on useita. MABCO käyttää kunnossapidon nykytilan arviointiin kehittämäänsä Strategisen tuotanto-omaisuudenhallinnan arviointityökalua, joka käsittää yli 100 kysymystä. Sen kukin kysymys pisteytetään sekä arvioitavan kohteen eri henkilöstöryhmien vastausten että asiantuntijoiden tekemien täsmähaastattelujen perusteella, mikä kokemuksemme mukaan antaa objektiivisimman kuvan kunnossapidon toiminnan nykytasosta.
Kunnossapitotoiminnan keskeisimmät kehitystarpeet ja -toimenpiteet määritetään vertaamalla yritysjohdon asettamia vaatimuksia ja tavoitteita kunnossapidon operatiivisen toiminnan nykytilaan. Mikäli tunnistetut kehitystarpeet ovat merkittäviä ja niitä on paljon, kannattaa määritetyt kehitystoimenpiteet vastuuttaa, mittaroida ja niiden toteutus aikatauluttaa useammalle vuodelle. Lisäksi on olennaista varmistaa johdon ja nimettyjen vastuuhenkilöiden muutosjohtamisosaaminen mukaan lukien ohjaava esihenkilöosaaminen ja välitön poikkeamahallinta.
Joissakin tilanteissa voi kuitenkin käydä niin, että yrityksen johto toteaa, etteivät sen omien resurssien kyvykkyydet riitä vaadittujen kehitystoimenpiteiden toteuttamiseen. Tässä tapauksessa vaihtoehtona on selvittää kunnossapidon osa- ja kokonaisulkoistusvaihtoehdot. Kunnossapidon ulkoistustarpeisiin voi toki vaikuttaa myös muita syitä, kuten esimerkiksi yrityksen tarpeet merkittäviin henkilöstömuutoksiin tuotantomäärien tai -muotojen muutoksissa, tai yrityksen kilpailukyvyn parantamisen vaatimat huomattavat kustannustehokkuuden ja tuottavuuden parantamistarpeet, tai kombinaatio edellä mainituista.
Ennen päätöstä mahdolliseen ulkoistusprosessiin ryhtymistä on kuitenkin hyvä määrittää oman kunnossapitotoiminnan uuden kehitysversion lisäksi alustavat ulkoistusvaihtoehdot, tehdä niiden teknis-taloudellinen vertailu käsittäen arviot eri toimintavaihtoehdoilla saavutettavissa olevista kustannustasoista, hyödyistä ja riskeistä. Olkoon päätös mikä tahansa, sen tulisi perustua faktoihin ja sillä tulee olla yrityksen koko ylimmän johdon vahva tuki.
Me MABCOlaiset olemme olleet toteuttamassa lukuisia ulkoistusprosesseja niin luovuttajan (asiakas) kuin vastaanottajan (palvelutoimittaja) roolissa. Ohessa on muutama keskeinen asia, joiden toteuttamiseen kokemuksemme mukaan kannattaa panostaa ennen mahdollisen tarjouskilpailun julkaisemista:
- Yrityksen tahtotilan ja tavoitteiden kirkastaminen haettavalle toimintamuutokselle (mitä muutoksia ja tuloksia haemme ulkoistuksella)
- Yrityksen ylimmän johdon vankkumattoman tuen varmistaminen ulkoistushankkeelle
- Potentiaalisen palvelutoimittajamarkkinan selvitys ml toimittaja-arvioinnit
- Selkeän ja kattavan palvelumäärittelyn, -kuvauksen ja -vaatimusten määrittäminen
- Tilaajan ja toimittajan vastuiden määrittäminen huomioiden myös eri rajapinnat
- Hinnoittelumallin ja mahdollisen bonus/sanktio -järjestelmän määrittäminen tukemaan tilaajan tahtotilaa ja tavoitteita
- Tilaajan ja toimittajan välisten selkeiden johtamis- ja raportointikäytäntöjen määrittäminen huomioiden tilaajan vastuulle jäävien tehtävien toteutusmahdollisuus, kuten esimerkiksi omaisuudenhallinnan ja tuotantotoiminnan vaatimat syötteet kunnossapitotoimittajalta
- Selkeiden tarjouspyyntö- ja sopimusmallidokumenttien määrittäminen
- Tarjousprosessin vaatimien tilaajan lähtötietojen koostaminen ja sisällön varmistaminen
- Realistisen kilpailutusaikataulun määritys (peruskilpailutus / julkinen kilpailutus), kilpailutusprosessiriskien tunnistaminen sekä riskienhallintasuunnitelman määrittäminen
- Tilaajan puolen kilpailutusprosessin vastuuhenkilöiden nimeäminen ja heidän työaikansa varaaminen koko prosessin ajaksi
Ulkoistuspohdinnoissa on hyvä muistaa, että ongelmia ei kannata ulkoistaa, koska ne varsin usein löytyvät paljon suurempina edestäpäin!
Oletteko yrityksessänne pohtimassa kunnossapidon kehitysmahdollisuuksia tai arvioimassa eri etenemisvaihtoehtojen soveltuvuutta teille tai pohtimassa ulkoistusprosessiin ryhtymistä? Keskustelisimme mielellämme kanssanne eri vaihtoehtojen toteuttamisesta ja jakaisimme kokemuksiamme niiden toteuttamiseen liittyvistä tyypillisistä sudenkuopista. Ja luonnollisesti kertoisimme myös mielellämme mahdollisuuksistamme tukea teitä etenemisratkaisunne toteuttamisessa. Mikäli blogimme herättää kysymyksiä tai kommentteja, niin otathan meihin yhteyttä!